Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn nhất, giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp và đạt được mục đích giao tiếp hiệu quả.

Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn nhất là bí quyết giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp và đạt được mục đích giao tiếp hiệu quả trong môi trường quốc tế. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cấu trúc, nội dung, lời chào, kết thúc, và những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi bằng tiếng Anh.

Hãy cùng IELTS Siêu Tốc theo dõi bài viết dưới nhé! 

1. Cấu trúc một email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn

Cấu trúc một email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn thường bao gồm các phần sau.

Cấu trúc một email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn
Cấu trúc một email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn

1.1. Lời chào (Greeting)

  • Bắt đầu email bằng cách chào hỏi người nhận.
  • Sử dụng cách chào phù hợp với mức độ quen thuộc của bạn với người nhận.
  • Một số cách chào phổ biến:
    • Formal: Dear Mr./Ms. [Last Name], Dear Sir or Madam,
    • Less Formal: Dear [First Name], Hi [First Name],
    • Informal: Hey [First Name],

1.2. Lời cảm ơn (Acknowledgement)

  • Cảm ơn người nhận vì email của họ.
  • Nêu rõ lý do cho email của bạn.
  • Ví dụ:
    • Thank you for your email.
    • I appreciate you getting back to me.
    • Thank you for your prompt reply.
    • Thank you for your message regarding…

1.3. Nội dung chính (Main Body)

  • Trình bày nội dung chính của email một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
  • Sử dụng các đoạn văn ngắn và sắp xếp logic.
  • Nếu cần thiết, hãy sử dụng các tiêu đề phụ để chia nhỏ nội dung.
  • Ví dụ:
    • I am writing to you today to…
    • I would like to inform you that…
    • As discussed in our previous email…

1.4. Hành động tiếp theo (Call to Action)

  • Nếu bạn muốn người nhận thực hiện hành động nào đó, hãy nêu rõ trong phần này.
  • Ví dụ:
    • Please let me know if you have any questions.
    • I look forward to hearing from you soon.
    • Thank you for your cooperation.

1.5. Lời kết (Closing)

  • Kết thúc email bằng lời chào và tên của bạn.
  • Sử dụng cách chào phù hợp với mức độ quen thuộc của bạn với người nhận.
  • Một số cách chào phổ biến:
    • Formal: Sincerely, Best regards,
    • Less Formal: Regards, Thanks,
    • Informal: Best, Cheers,

1.6. Chữ ký (Signature)

  • Bao gồm tên đầy đủ, chức danh (nếu có) và thông tin liên lạc của bạn (địa chỉ email, số điện thoại).

Lưu ý:

  • Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự trong suốt email.
  • Kiểm tra kỹ email trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
  • Sử dụng định dạng email rõ ràng và dễ đọc.

Xem thêm:

2. Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho các tình huống thường gặp

Dưới đây là 9 trường hợp viết email phản hồi thường gặp nhất.

 Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho các tình huống thường gặp
Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho các tình huống thường gặp

2.1. Phản hồi email bằng tiếng Anh về thông tin sản phẩm, dịch vụ

Subject: Welcome to Apple Stores, Mrs. Amber!

Dear Mrs. Amber,

Thank you for your interest in Apple Stores! We’re excited to share some information about our products, including exciting new ones still in alpha development.

We’ve attached some brochures that highlight our current offerings and provide a glimpse at upcoming innovations.

To give you a hands-on experience, we’ve also included a sample username and password so you can explore the products that pique your curiosity.

Feel free to reach out if you have any questions or need assistance navigating our offerings. We’d be thrilled to have you as a customer!

Best regards,

Amethyst

Bản dịch

Tiêu đề: Chào mừng đến với Apple Stores, bà Amber!

Kính gửi bà Amber,

Cảm ơn bà đã quan tâm đến Apple Stores! Chúng tôi rất vui mừng được chia sẻ một số thông tin về sản phẩm của mình, bao gồm cả những sản phẩm mới thú vị đang trong giai đoạn phát triển alpha.

Chúng tôi đã đính kèm một số tài liệu quảng cáo giới thiệu về các sản phẩm hiện có của chúng tôi và cung cấp cái nhìn thoáng qua về những đổi mới sắp tới.

Để mang đến cho bà trải nghiệm thực tế, chúng tôi cũng đã bao gồm một tên người dùng và mật khẩu mẫu để bà có thể khám phá các sản phẩm khơi dậy sự tò mò của mình.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bà có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ khi sử dụng các sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi rất hân hạnh được chào đón bà trở thành khách hàng!

Trân trọng,

Amethyst

2.2. Phản hồi email bằng tiếng Anh khi khách hàng yêu cầu về sản phẩm mẫu

Subject: Re: Request for Product Sample – [Specific Product Name]

Dear [Customer Name],

Thank you for your interest in trying out our [Specific Product Name]! We appreciate your considering our product and specifically requesting a sample of this particular model.

We’re delighted to inform you that we can fulfill your request for a sample of the [Specific Product Name]. To ensure you receive the product promptly and without any issues, please provide your complete shipping address, including contact name, company name (if applicable), and phone number.

Once we receive your shipping information, we’ll promptly process your request and send you the sample. You can expect to receive the product within [Estimated Delivery Timeframe].

In the meantime, you can explore our website to learn more about the [Specific Product Name] and its features: [Website Link].

If you have any further questions about the product or its usage, please don’t hesitate to contact us. We’re always happy to assist you.

Thank you again for your interest in [Specific Product Name]. We’re confident that you’ll find it to be a valuable addition to your [Product Usage or Application].

Sincerely, 

[Your Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Trả lời: Yêu cầu mẫu sản phẩm – [Tên sản phẩm cụ thể]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến việc dùng thử [Tên sản phẩm cụ thể]! Chúng tôi rất vui khi bạn đã cân nhắc sản phẩm của chúng tôi và cụ thể là yêu cầu mẫu sản phẩm này.

Chúng tôi rất vui được thông báo rằng chúng tôi có thể đáp ứng yêu cầu của bạn về mẫu sản phẩm [Tên sản phẩm cụ thể]. Để đảm bảo bạn nhận được sản phẩm nhanh chóng và không gặp bất kỳ trục trặc nào, vui lòng cung cấp địa chỉ giao hàng đầy đủ của bạn, bao gồm tên người liên hệ, tên công ty (nếu có) và số điện thoại.

Khi chúng tôi nhận được thông tin vận chuyển của bạn, chúng tôi sẽ nhanh chóng xử lý yêu cầu của bạn và gửi mẫu sản phẩm cho bạn. Bạn có thể mong đợi nhận được sản phẩm trong vòng [Khung thời gian giao hàng ước tính].

Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể khám phá trang web của chúng tôi để tìm hiểu thêm về [Tên sản phẩm cụ thể] và các tính năng của nó: [Liên kết trang web].

Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào về sản phẩm hoặc cách sử dụng sản phẩm, vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã quan tâm đến [Tên sản phẩm cụ thể]. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ thấy đây là một bổ sung giá trị cho [Cách sử dụng hoặc ứng dụng sản phẩm].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Xem thêm:

2.3. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh để từ chối một cuộc họp

Subject: Re: [Meeting Title] – [Date and Time]

Dear [Organizer Name],

Thank you for inviting me to the meeting on [Date] at [Time] to discuss [Meeting Topic]. I appreciate you considering me for this discussion.

Unfortunately, I will not be able to attend the meeting due to [Reason for Declining]. I have a prior commitment that I cannot reschedule.

I apologize for any inconvenience this may cause. I understand that [Meeting Topic] is an important topic, and I would have been interested in participating in the discussion.

If possible, I would like to request a summary of the meeting’s key points and decisions. I would also be happy to discuss the topic further with you or other relevant team members at another time.

Thank you for your understanding.

Sincerely, 

[Your Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Trả lời: [Tiêu đề cuộc họp] – [Ngày và giờ]

Kính gửi [Tên người tổ chức],

Cảm ơn bạn đã mời tôi tham dự cuộc họp vào lúc [Thời gian] ngày [Ngày] để thảo luận về [Chủ đề cuộc họp]. Tôi đánh giá cao việc bạn đã cân nhắc tôi cho cuộc thảo luận này.

Rất tiếc, tôi sẽ không thể tham dự cuộc họp do [Lý do từ chối]. Tôi đã có một cam kết trước đó không thể sắp xếp lại.

Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Tôi hiểu rằng [Chủ đề cuộc họp] là một chủ đề quan trọng và tôi rất muốn tham gia vào cuộc thảo luận.

Nếu có thể, tôi muốn yêu cầu tóm tắt các điểm chính và quyết định của cuộc họp. Tôi cũng rất sẵn lòng thảo luận thêm về chủ đề này với bạn hoặc các thành viên nhóm liên quan khác vào một thời điểm khác.

Cảm ơn bạn đã thông cảm.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

2.4. Cách viết email phản hồi tiếng Anh sau khi ứng viên gửi CV apply

Subject: Acknowledgement of Application – [Job Title]

Dear [Applicant Name],

Thank you for your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. We appreciate you taking the time to submit your application and for sharing your resume with us.

We have carefully reviewed your resume and were impressed with your [mention specific skills or experiences from the applicant’s CV]. Your background in [mention relevant field or industry] aligns well with the requirements of this position.

We are currently in the process of reviewing applications and will be in touch with selected candidates to schedule interviews. In the meantime, please feel free to visit our website at [Company Website] to learn more about our company and culture.

Thank you again for your interest in [Company Name]. We appreciate your time and consideration.

Sincerely, [Your Name] [Your Title] [Company Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Xác nhận nhận hồ sơ – [Tên vị trí công việc]

Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên vị trí công việc] tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất trân trọng việc bạn đã dành thời gian nộp hồ sơ và chia sẻ CV với chúng tôi.

Chúng tôi đã xem xét kỹ lưỡng CV của bạn và ấn tượng với [đề cập các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể từ CV của ứng viên]. Nền tảng của bạn trong [đề cập lĩnh vực hoặc ngành liên quan] phù hợp tốt với yêu cầu của vị trí này.

Hiện tại, chúng tôi đang trong quá trình xem xét các ứng tuyển và sẽ liên hệ với các ứng viên được chọn để sắp xếp lịch phỏng vấn. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi tại [Trang web công ty] để tìm hiểu thêm về công ty và văn hóa của chúng tôi.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã quan tâm đến [Tên công ty]. Chúng tôi đánh giá cao thời gian và sự cân nhắc của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn] 

[Chức danh của bạn] 

[Tên công ty]

2.5. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh khi trả lời kết quả nộp đơn xin việc của ứng viên

Subject: Invitation to Interview – [Job Title]

Dear [Applicant Name],

Thank you for your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. We are pleased to inform you that we have reviewed your application and resume and would like to invite you to an interview.

Your background in [mention relevant field or industry] and your experience in [mention specific skills or experiences from the applicant’s CV] align well with the requirements of this position. We are eager to learn more about your qualifications and how you can contribute to our team.

The interview will be held on [Date] at [Time] at [Location]. Please arrive 10 minutes early to complete any necessary paperwork.

To confirm your attendance, please reply to this email by [Date]. If you are unable to make this date and time, please let us know as soon as possible and we will try to reschedule.

In the meantime, please visit our website at [Company Website] to learn more about our company and culture.

We look forward to meeting you soon.

Sincerely, [Your Name] [Your Title] [Company Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Mời phỏng vấn – [Tên vị trí công việc]

Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên vị trí công việc] tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất vui được thông báo rằng sau khi xem xét hồ sơ và CV của bạn, chúng tôi muốn mời bạn tham gia phỏng vấn.

Nền tảng của bạn trong [đề cập lĩnh vực hoặc ngành liên quan] và kinh nghiệm của bạn trong [đề cập các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể từ CV của ứng viên] phù hợp tốt với yêu cầu của vị trí này. Chúng tôi rất mong muốn được tìm hiểu thêm về trình độ của bạn và cách bạn có thể đóng góp cho nhóm của chúng tôi.

Buổi phỏng vấn sẽ được tổ chức vào lúc [Thời gian] ngày [Ngày] tại [Địa điểm]. Vui lòng đến sớm 10 phút để hoàn thành các thủ tục cần thiết.

Để xác nhận sự tham dự, vui lòng phản hồi email này trước [Ngày]. Nếu bạn không thể tham dự vào thời gian này, vui lòng cho chúng tôi biết càng sớm càng tốt và chúng tôi sẽ cố gắng sắp xếp lại lịch.

Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi tại [Trang web công ty] để tìm hiểu thêm về công ty và văn hóa của chúng tôi.

Chúng tôi mong sớm được gặp bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn] 

[Chức danh của bạn] 

[Tên công ty]

2.6. Viết email phản hồi khách hàng về đơn hàng

Subject: Re: Order #[Order Number] – [Inquiry Topic]

Dear [Customer Name],

Thank you for your email regarding your order #[Order Number]. We appreciate you reaching out to us with your inquiry.

[Address the customer’s specific inquiry]

We apologize for any inconvenience this may have caused. We are committed to providing our customers with a positive shopping experience and will take steps to prevent this from happening again.

In the meantime, please let us know if there is anything else we can do to assist you.

Sincerely, 

[Your Name]

[Your Title] 

[Company Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Trả lời: Đơn hàng #[Số đơn hàng] – [Chủ đề thắc mắc]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã gửi email liên quan đến đơn hàng #[Số đơn hàng] của bạn. Chúng tôi rất trân trọng việc bạn đã liên hệ với chúng tôi để giải đáp thắc mắc.

[Trả lời thắc mắc cụ thể của khách hàng]

Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm mua sắm tích cực và sẽ thực hiện các biện pháp để ngăn chặn việc này xảy ra.

Trong thời gian chờ đợi, vui lòng cho chúng tôi biết nếu có thể giúp đỡ gì thêm.

Trân trọng,

[Tên của bạn] 

[Chức danh của bạn] 

[Tên công ty]

2.7. Viết email trả lời thư mời phỏng vấn

Subject: Re: Interview Invitation – [Job Title]

Dear [Hiring Manager name],

Thank you so much for inviting me to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I am thrilled to have the opportunity to learn more about this exciting role and how my skills and experience can contribute to your team.

I have carefully reviewed the interview details provided in your email, and I am available to meet on [Date] at [Time] at [Location]. Please let me know if this time slot works for you. If not, I am flexible and can accommodate other arrangements.

I am particularly interested in learning more about [Specific aspect of the job or company that you are interested in]. I believe my experience in [Your relevant experience] would be a valuable asset in this area.

In preparation for the interview, I would appreciate it if you could provide me with some additional information about the following:

  • [Specific question about the job or the company]
  • [Specific question about the interview process]

I have attached my resume for your reference and have included a link to my portfolio [Link to your portfolio website or online profile].

Thank you again for considering me for this opportunity. I look forward to hearing from you soon and to discussing how I can make a significant impact at [Company Name].

Sincerely, 

[Your Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Trả lời: Mời phỏng vấn – [Tên vị trí công việc]

Kính gửi [Tên người quản lý tuyển dụng],

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí công việc] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui mừng có cơ hội được tìm hiểu thêm về vai trò thú vị này và cách thức kỹ năng và kinh nghiệm của tôi có thể đóng góp cho nhóm của bạn.

Tôi đã xem xét kỹ lưỡng chi tiết phỏng vấn được cung cấp trong email của bạn và tôi có thể tham gia vào [Ngày] lúc [Giờ] tại [Địa điểm]. Vui lòng cho tôi biết nếu khung giờ này phù hợp với bạn. Nếu không, tôi có thể linh hoạt và sắp xếp các lịch trình khác.

Tôi đặc biệt quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về [Điểm cụ thể của công việc hoặc công ty mà bạn quan tâm]. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi trong [Kinh nghiệm liên quan của bạn] sẽ là một tài sản quý giá trong lĩnh vực này.

Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, tôi rất mong nhận được thêm thông tin về những điều sau:

  • [Câu hỏi cụ thể về công việc hoặc công ty]
  • [Câu hỏi cụ thể về quy trình phỏng vấn]

Tôi đã đính kèm CV của mình để bạn tham khảo và đã bao gồm liên kết đến danh mục đầu tư của tôi [Liên kết đến trang web danh mục đầu tư hoặc hồ sơ trực tuyến của bạn].

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã cân nhắc tôi cho cơ hội này. Tôi mong sớm nhận được tin tức từ bạn và thảo luận về cách tôi có thể tạo ra tác động đáng kể tại [Tên công ty].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Xem thêm:

2.8. Viết email bằng tiếng Anh phản hồi thư mời nhận việc

Subject: Acceptance of Job Offer – [Job Title]

Dear [Hiring Manager name],

I am writing to express my sincere gratitude for offering me the [Job Title] position at [Company Name]. I am thrilled to accept this exciting opportunity and to join your team.

I was particularly drawn to [Company Name] because of [Reasons for accepting the job]. I am confident that my skills and experience in [Your relevant skills and experience] will be a valuable asset to your company.

I am eager to start contributing to [Company Name]’s success and to learn more about [Specific aspects of the job or company that you are interested in]. I am a highly motivated and results-oriented individual with a strong work ethic and a proven track record of success in [Your relevant experience].

As discussed, my start date will be [Start date]. I will be sure to complete all necessary onboarding paperwork before then.

In the meantime, please do not hesitate to contact me if you have any questions. I am excited to begin this new chapter in my career at [Company Name].

Thank you again for this incredible opportunity. I look forward to working with you and the rest of the team.

Sincerely, 

[Your Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Chấp nhận đề nghị công việc – [Tên vị trí công việc]

Kính gửi [Tên người quản lý tuyển dụng],

Tôi viết thư này để bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình vì đã đề nghị cho tôi vị trí [Tên vị trí công việc] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui mừng được nhận cơ hội thú vị này và gia nhập nhóm của bạn.

Tôi đặc biệt ấn tượng với [Tên công ty] vì [Lý do nhận việc]. Tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của tôi trong [Kỹ năng và kinh nghiệm liên quan của bạn] sẽ là tài sản quý giá cho công ty của bạn.

Tôi rất háo hức được bắt đầu đóng góp cho sự thành công của [Tên công ty] và tìm hiểu thêm về [Những khía cạnh cụ thể của công việc hoặc công ty mà bạn quan tâm]. Tôi là một người có động lực cao, hướng đến kết quả với tinh thần làm việc trách nhiệm và thành tích đã được chứng minh trong [Kinh nghiệm liên quan của bạn].

Như đã thảo luận, ngày bắt đầu làm việc của tôi sẽ là [Ngày bắt đầu làm việc]. Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành tất cả các thủ tục nhập chức cần thiết trước thời hạn đó.

Trong thời gian chờ đợi, vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi rất vui mừng được bắt đầu chương mới này trong sự nghiệp của mình tại [Tên công ty].

Cảm ơn bạn một lần nữa vì cơ hội tuyệt vời này. Tôi mong được làm việc với bạn và phần còn lại của nhóm.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

2.9. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh khi khách hàng phàn nàn

Subject: Re: [Complaint Topic] – Order #[Order Number]

Dear [Customer Name],

I hope this email finds you well.

I am writing to you today to sincerely apologize for the [specific issue or problem] you experienced with your recent order #[Order Number]. I understand your frustration and disappointment, and I want to assure you that we are taking your complaint very seriously.

At [Company Name], we strive to provide our customers with a positive and seamless shopping experience. We value your feedback and are committed to using it to improve our services.

To address your specific concern about [reiterate the specific issue or problem], we have taken the following actions:

  • [Action taken to resolve the issue]

We are also reviewing our [internal processes or procedures] to prevent similar issues from happening in the future.

In addition to the above, I would like to offer you [a solution or gesture of goodwill to compensate for the inconvenience caused]. We hope this will demonstrate our commitment to making things right and regaining your trust.

Thank you again for bringing this matter to our attention. We appreciate your understanding and cooperation as we work to resolve this issue.

Please do not hesitate to contact me directly if you have any further questions or concerns.

Sincerely, 

[Your Name] 

[Your Title] 

[Company Name]

Bản dịch

Tiêu đề: Trả lời: [Tiêu đề khiếu nại] – Đơn hàng #[Số đơn hàng]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Tôi hy vọng email này đến với bạn khi bạn đang khỏe mạnh.

Tôi viết thư này hôm nay để chân thành xin lỗi vì [vấn đề hoặc sự cố cụ thể] mà bạn gặp phải với đơn hàng gần đây #[Số đơn hàng]. Tôi hiểu sự thất vọng và bực bội của bạn và tôi muốn đảm bảo với bạn rằng chúng tôi rất coi trọng khiếu nại của bạn.

Tại [Tên công ty], chúng tôi luôn nỗ lực mang đến cho khách hàng trải nghiệm mua sắm tích cực và liền mạch. Chúng tôi đánh giá cao phản hồi của bạn và cam kết sử dụng nó để cải thiện dịch vụ của mình.

Để giải quyết mối quan tâm cụ thể của bạn về [lặp lại vấn đề hoặc sự cố cụ thể], chúng tôi đã thực hiện các hành động sau:

  • [Hành động đã thực hiện để giải quyết vấn đề]

Chúng tôi cũng đang xem xét [quy trình hoặc thủ tục nội bộ] của mình để ngăn chặn những sự cố tương tự xảy ra trong tương lai.

Ngoài những điều trên, tôi muốn đề nghị bạn [giải pháp hoặc cử chỉ thiện chí để bù đắp cho sự bất tiện gây ra]. Chúng tôi hy vọng điều này sẽ thể hiện cam kết của chúng tôi trong việc sửa chữa mọi thứ và lấy lại niềm tin của bạn.

Cảm ơn bạn một lần nữa đã phản ánh vấn đề này với chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao sự thông cảm và hợp tác của bạn khi chúng tôi giải quyết vấn đề này.

Vui lòng không ngần ngại liên hệ trực tiếp với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào.

Trân trọng,

[Tên của bạn] 

[Chức danh của bạn] 

[Tên công ty]

3. Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi mà bạn cần biết

Dưới đây là những lưu ý cần tránh trong khi viết email phản hồi.

Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi mà bạn cần biết
Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi mà bạn cần biết

3.1. Nhanh chóng & rõ ràng

  • Phản hồi trong vòng 24 giờ (hoặc báo nếu không thể).
  • Dòng chủ đề súc tích, tóm tắt nội dung.
  • Xưng hô phù hợp, lịch sự.

3.2. Nội dung đầy đủ & chính xác

  • Trả lời tất cả câu hỏi/yêu cầu.
  • Sắp xếp thông tin logic, dễ theo dõi.
  • Kiểm tra lỗi chính tả/ngữ pháp.

3.3. Lịch sự & chuyên nghiệp

  • Giữ giọng điệu lịch sự, tử tế.
  • Sử dụng câu chủ động, tránh ngôn ngữ tiêu cực.
  • Văn phong phù hợp với người nhận.

Lưu ý bổ sung:

  • Sử dụng mẫu email phù hợp khi cần thiết.
  • Cá nhân hóa email nếu có thể.
  • Chữ ký đầy đủ thông tin.

4. Kết luận

Bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả.

  • Tiêu đề email: Cần ngắn gọn, súc tích phục vụ đúng mục đích mà bạn muốn gửi email.
  • Phần mở đầu: Gửi lời chào đến người nhận, tùy thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận, bạn sẽ sử dụng các cách chào khác nhau.
  • Phần thân: Cần truyền đạt rõ ràng lý do tại sao bạn gửi email này.
  • Phần kết: Gửi lời cảm ơn người nhận (Thanks for the email!, Thank you, …)

Hãy áp dụng cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn nhất để gây ấn tượng. Tham khảo thêm các nguồn tài liệu bổ sung để nâng cao khả năng viết email tiếng Anh của bạn. Luyện tập thường xuyên để trở nên thành thạo trong việc viết email phản hồi tiếng Anh cùng IELTS Siêu Tốc nhé.

Tài liệu tham khảo:

  • How To Respond to an Email: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/response-email

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *