Cách viết email từ chối nhận việc – Chi tiết từng phần và mẫu thư

Việc từ chối nhận một công việc có thể là một quyết định khó khăn và nhạy cảm. Tuy nhiên, cách viết email từ chối nhận việc lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.

Trong bài viết này, website dạy tiếng Anh IELTS Siêu Tốc sẽ giới thiệu cách viết email từ chối nhận việc cùng với các mẫu thư cụ thể để bạn tham khảo

1. Thời điểm thích hợp để từ chối nhận việc

STT	Thời điểm	Mô tả
1	Khi công việc vượt quá khả năng	Nếu nhận thấy yêu cầu công việc vượt quá khả năng của bản thân hoặc không thuộc lĩnh vực chuyên môn, việc từ chối là cần thiết để đảm bảo chất lượng công việc và uy tín cá nhân.
2	Khi lịch làm việc đã quá tải	Lịch làm việc đã kín đặc với các dự án khác, nhận thêm công việc mới sẽ dẫn đến quá tải và ảnh hưởng đến hiệu suất. Từ chối trong trường hợp này giúp duy trì cân bằng công việc và cuộc sống.
3	Khi điều kiện làm việc không hợp lý	Các điều kiện làm việc, chẳng hạn như mức lương, thời gian hoàn thành hoặc yêu cầu không hợp lý có thể là lý do chính đáng để từ chối. Đảm bảo rằng những điều kiện này phù hợp với mong đợi và giá trị bản thân.
4	Khi không cảm thấy đam mê với công việc	Nếu công việc không mang lại cảm hứng hoặc không phù hợp với sở thích cá nhân, việc từ chối có thể giúp bạn tập trung vào những cơ hội thực sự đam mê và có ý nghĩa.
5	Khi công ty không đáng tin cậy	Khi có thông tin tiêu cực về công ty hoặc nhận thấy dấu hiệu thiếu chuyên nghiệp, từ chối là cách bảo vệ mình khỏi những rủi ro không đáng có trong tương lai.
6	Khi không có thời gian học hỏi thêm	Nếu công việc yêu cầu kỹ năng hoặc kiến thức mà bạn chưa có và không có đủ thời gian để học hỏi, tốt hơn hết là từ chối để tránh làm giảm chất lượng công việc.
7	Khi có sự xung đột lợi ích	Nếu công việc mới có thể tạo ra xung đột lợi ích với công việc hiện tại hoặc những mối quan hệ cá nhân, từ chối là cách tốt nhất để duy trì sự chuyên nghiệp và tránh những rắc rối sau này.
8	Khi công việc không phù hợp với giá trị cá nhân	Những công việc đi ngược lại với giá trị và nguyên tắc sống của bản thân không nên được nhận. Từ chối giúp bạn giữ vững lập trường và sự chính trực cá nhân.
9	Khi không thể đảm bảo cam kết lâu dài	Nếu bạn không chắc chắn có thể cam kết lâu dài với công việc, việc từ chối sẽ tốt hơn để tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch và mục tiêu dài hạn của cả hai bên.
10	Khi có các vấn đề cá nhân cần giải quyết	Các vấn đề cá nhân như sức khỏe, gia đình cần được ưu tiên giải quyết. Từ chối công việc trong những tình huống này giúp bạn tập trung vào việc quan trọng và cần thiết nhất.

2. Cách viết thư từ chối offer khéo léo, tinh tế 

Hiện nay, phần lớn nhà tuyển dụng sẽ trao đổi thông tin với các ứng viên thông qua email thay vì gọi điện thoại. Do đó, việc viết thư từ chối offer qua email là cách tiếp cận hợp lý và chuyên nghiệp. Dưới đây là các yếu tố cần có để viết một email từ chối offer thông minh và tinh tế

2.1. Tiêu đề email

Ứng viên nên chú ý đến cách đặt tiêu đề email khi từ chối offer. Tránh viết rõ ràng các cụm từ như “thư từ chối offer” hay “thư từ chối nhận việc” vì không khéo léo và thiếu tinh tế. Thay vào đó, tiêu đề email nên theo cú pháp sau Họ tên ứng viên + Vị trí công việc được mời. 

2.2. Lời chào nhà tuyển dụng

Bắt đầu thư bằng lời chào lịch sự. Nếu biết tên nhà tuyển dụng, hãy dùng “Dear Mr/Mrs/Ms + Tên người tuyển dụng + Chức vụ + Tên Công ty”. Nếu không biết rõ tên nhà tuyển dụng, có thể dùng “Dear + Tên công ty” hoặc “Dear Sir/Madam”.

2.3. Giới thiệu bản thân

Giới thiệu ngắn gọn về bản thân để nhà tuyển dụng xác định người gửi và tránh nhầm lẫn với các ứng viên khác.

2.4. Lời cảm ơn nhà tuyển dụng

Dù từ chối nhận offer, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Điều này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn.

2.5. Lời từ chối offer letter

Trình bày lý do từ chối công việc một cách khéo léo, tránh quá lan man và không cần thiết phải thẳng thắn nói rằng đã nhận việc nơi khác hay lương quá thấp. Bạn có thể đề cập đến việc quyết định dựa trên các yếu tố cá nhân hoặc tìm kiếm cơ hội phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình.

2.6. Lời kết

Kết thúc thư bằng lời tiếc nuối vì chưa có cơ hội hợp tác với công ty và gửi lời cảm ơn lần nữa. Đừng quên bày tỏ hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai và để lại thông tin liên hệ.

Xem thêm:

• Cách viết email mời tham gia sự kiện
• Cách viết email phản hồi bằng tiếng anh
• Những câu nói hay về thiên nhiên

3. Dàn bài chung cho email từ chối nhận việc 

Để viết một email từ chối nhận việc hiệu quả, bạn cần tuân thủ một dàn bài chi tiết, bao gồm các phần mở đầu, phần thân và kết thư. Dưới đây là dàn bài cụ thể cho bạn tham khảo.

Mở đầu thư 

“`

Dear [Name of Hiring Manager],

I hope this message finds you well. I would like to extend my deepest gratitude for offering me the position of [Job Title] at [Company Name]. I appreciate the time and effort you and your team have invested in considering my application and providing a thorough interview process.

“`

Phần thân thư 

“`

After careful consideration, I regret to inform you that I have decided to decline the job offer. This was not an easy decision for me to make. However, after weighing my current career goals and personal circumstances, I believe it is best for me to pursue other opportunities at this time.

I want to emphasize that this decision was not a reflection of my experience during the interview process or the prospects at [Company Name], which I found to be impressive.

“`

Kết thư 

Once again, thank you for the offer and the time you have dedicated to my application. I have genuinely enjoyed learning about [Company Name] and meeting the team. I hope that we can stay in touch, and perhaps our paths will cross again in the future.

Best regards,

[Your Name]

“`

4. Bài mẫu email từ chối nhận việc lịch sự

Dưới đây là một số mẫu email từ chối nhận việc  để bạn có thể tham khảo và sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau.

4.1. Bài mẫu 1 Cách viết email từ chối nhận việc 

Dear Mr. Johnson,

Thank you very much for offering me the position of Marketing Specialist at XYZ Corp. I appreciate the effort and time spent by your team during the interview process.

After thorough deliberation, I have decided to decline the offer. This decision was challenging, but I have opted to pursue an opportunity that aligns better with my career aspirations.

Thank you once again for the opportunity and understanding. I hope to stay in touch.

Sincerely,

Jane Doe

“`

Bản dịch tiếng Việt

Kính gửi ông Johnson,

Cảm ơn ông rất nhiều vì đã đề nghị tôi vị trí Chuyên viên Marketing tại XYZ Corp. Tôi đánh giá cao nỗ lực và thời gian của đội ngũ trong suốt quá trình phỏng vấn.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định từ chối lời đề nghị. Đây là một quyết định khó khăn, nhưng tôi đã chọn theo đuổi cơ hội phù hợp hơn với nguyện vọng nghề nghiệp của mình.

Một lần nữa cảm ơn ông vì cơ hội và sự thông cảm. Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc.

Trân trọng,

Jane Doe

Xem thêm:

• STT kỷ niệm ngày cưới tiếng anh
• Những câu nói chữa lành tâm hồn tiếng anh
• Câu mở đầu bài nói tiếng anh

4.2. Bài mẫu 2 Cách viết email từ chối nhận việc 

Dear Ms. Smith,

I am sincerely grateful for the offer to join ABC Company as a Software Developer. I enjoyed meeting the team and learning about your innovative projects.

After careful reflection, I have decided to decline the offer. This was not an easy choice, but I have accepted another position that I believe is a better fit for my career goals at this time.

Thank you again for the opportunity and your understanding.

Best regards,

John Doe

“`

Bản dịch tiếng Việt

Kính gửi bà Smith,

Tôi chân thành cảm ơn vì lời đề nghị gia nhập Công ty ABC với vị trí Nhà phát triển phần mềm. Tôi rất thích thú khi gặp gỡ đội ngũ và tìm hiểu về các dự án sáng tạo của quý công ty.

Sau khi suy nghĩ kỹ, tôi đã quyết định từ chối lời đề nghị. Đây không phải là một lựa chọn dễ dàng, nhưng tôi đã nhận một vị trí khác mà tôi tin là phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình tại thời điểm này.

Cảm ơn bà một lần nữa vì cơ hội và sự thông cảm.

Trân trọng,

John Doe

“`

4.3. Bài mẫu 3 Cách viết email từ chối nhận việc 

Dear Mr. Brown,

I would like to express my gratitude for offering me the position of Sales Manager at DEF Ltd. It was a pleasure to learn more about your company and team during the interview process.

After a lot of consideration, I have decided to decline the offer. This decision was particularly tough, but I believe it is the right choice for me at this point in my career.

Thank you once again for your understanding and the opportunity. I hope to keep in touch.

Sincerely,

Emma Smith

“`

Bản dịch tiếng Việt

Kính gửi ông Brown,

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn vì đã đề nghị tôi vị trí Quản lý Bán hàng tại DEF Ltd. Thật vui khi được tìm hiểu thêm về công ty và đội ngũ của quý công ty trong suốt quá trình phỏng vấn.

Sau nhiều cân nhắc, tôi đã quyết định từ chối lời đề nghị. Quyết định này đặc biệt khó khăn, nhưng tôi tin rằng đó là lựa chọn đúng đắn cho tôi ở thời điểm này trong sự nghiệp của mình.

Cảm ơn ông một lần nữa vì sự thông cảm và cơ hội. Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc.

Trân trọng,

Emma Smith

“`

4.4. Bài mẫu 4 Cách viết email từ chối nhận việc 

Dear Ms. Davis,

I am incredibly thankful for the opportunity to join GHI Corp as a Data Analyst. It was a pleasure to discuss the role and meet the team during the interview process.

After careful consideration, I have decided to decline the job offer. This was a difficult decision, but I have decided to accept another opportunity that aligns more closely with my current career objectives.

Thank you again for your time and the offer. I hope our paths may cross in the future.

Best regards,

Michael Johnson

“`

Bản dịch tiếng Việt

Kính gửi bà Davis,

Tôi vô cùng cảm ơn vì cơ hội gia nhập GHI Corp với vị trí Nhà phân tích dữ liệu. Thật vui khi được thảo luận về vai trò và gặp gỡ đội ngũ trong suốt quá trình phỏng vấn.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định từ chối lời đề nghị công việc. Đây là một quyết định khó khăn, nhưng tôi đã quyết định chấp nhận một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của mình.

Cảm ơn bà một lần nữa vì thời gian và lời đề nghị. Tôi hy vọng chúng ta sẽ có dịp gặp lại trong tương lai.

Trân trọng,

Michael Johnson

“`

4.5. Bài mẫu 5 Cách viết email từ chối nhận việc 

Dear Mr. Wilson,

Thank you so much for offering me the position of Product Manager at JKL Inc. It was an honor to learn about the exciting work your team is doing.

After much thought, I have decided to decline the job offer. This was a challenging decision, but I have chosen to pursue another role that aligns better with my career aspirations and personal goals.

Thank you for your understanding and the opportunity to join your team. I hope to stay in contact.

Sincerely,

Sarah Lee

“`

Bản dịch tiếng Việt

Kính gửi ông Wilson,

Cảm ơn ông rất nhiều vì đã đề nghị tôi vị trí Quản lý Sản phẩm tại JKL Inc. Thật vinh dự khi được tìm hiểu về công việc thú vị mà đội ngũ của quý công ty đang thực hiện.

Sau nhiều suy nghĩ, tôi đã quyết định từ chối lời đề nghị công việc. Đây là một quyết định đầy thử thách, nhưng tôi đã chọn theo đuổi một vai trò khác phù hợp hơn với nguyện vọng nghề nghiệp và mục tiêu cá nhân của mình.

Cảm ơn ông vì sự thông cảm và cơ hội gia nhập đội ngũ. Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc.

Trân trọng,

Sarah Lee

Xem thêm:

• Câu nói tiếng anh hay về học tập
• Câu nói tiếng anh hay về sự nỗ lực
• Câu nói tiếng anh hay về sự mạnh mẽ

4.6. Bài mẫu 6 Cách viết email từ chối nhận việc 

Dear Ms. Adams,

I am truly grateful for the offer to join MNO Ltd. as a Customer Service Representative. It was a pleasure to learn about your team and the impactful work you are doing.

After careful consideration, I have decided to decline the offer. This was not an easy decision, but I have chosen to pursue another opportunity that aligns better with my long-term career goals.

Thank you again for your offer and your understanding. I look forward to possibly working together in the future.

Best regards,

James Anderson

Bản dịch tiếng Việt

Kính gửi bà Adams,

Tôi thực sự biết ơn vì lời đề nghị gia nhập MNO Ltd. với vị trí Đại diện Dịch vụ Khách hàng. Thật vui khi được tìm hiểu về đội ngũ và công việc có ý nghĩa mà quý công ty đang thực hiện.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định từ chối lời đề nghị. Đây không phải là một quyết định dễ dàng, nhưng tôi đã chọn theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của mình.

Cảm ơn bà một lần nữa vì lời đề nghị và sự thông cảm. Tôi hy vọng có thể hợp tác với quý công ty trong tương lai.

Trân trọng,

James Anderson

5. Những lưu ý khi viết thư từ chối offer

Viết thư từ chối offer công việc cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và lịch sự để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng và giữ hình ảnh tốt trong ngành. Dưới đây là bảng tổng hợp những lưu ý khi viết thư từ chối offer:

STT	Lưu ý	Mô tả
1	Bày tỏ sự cảm ơn	Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian và cơ hội cho bạn. Sự cảm kích sẽ tạo ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp.
2	Thông báo quyết định rõ ràng	Trình bày rõ ràng rằng bạn quyết định từ chối offer. Sự rõ ràng giúp nhà tuyển dụng hiểu ngay lập tức và không gây hiểu lầm.
3	Đưa ra lý do (nếu cần)	Nếu thấy cần thiết, bạn có thể chia sẻ lý do từ chối một cách ngắn gọn và chân thành, nhưng không bắt buộc phải quá chi tiết.
4	Giữ giọng văn chuyên nghiệp	Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp, tránh các từ ngữ tiêu cực hoặc gây hiểu nhầm.
5	Đề xuất giữ liên lạc	Bày tỏ mong muốn duy trì liên lạc trong tương lai để mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp và có thể hợp tác trong các cơ hội khác.
6	Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp	Đảm bảo thư không có lỗi chính tả và ngữ pháp để giữ sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
7	Gửi thư trong thời gian hợp lý	Gửi thư từ chối sớm nhất có thể sau khi đã đưa ra quyết định, để nhà tuyển dụng có thời gian tìm ứng viên khác.
8	Tránh nói xấu công ty	Không nên đưa ra các bình luận tiêu cực về công ty, vị trí công việc hoặc quy trình tuyển dụng.
9	Cung cấp thông tin liên hệ	Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của bạn được cập nhật để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc nếu cần.
10	Kết thúc bằng lời chúc tốt đẹp	Kết thúc thư bằng lời chúc tốt đẹp đến nhà tuyển dụng và công ty để giữ thái độ tích cực và thiện chí.

6. Loạt từ vựng khuyên dùng cho viết email từ chối nhận việc

Khi viết email từ chối nhận việc, việc sử dụng từ ngữ phù hợp là rất quan trọng. Dưới đây là bảng từ vựng gợi ý giúp bạn diễn đạt một cách lịch sự và chuyên nghiệp.

Từ vựng	Ý nghĩa	Ví dụ
Grateful	Biết ơn	I am grateful for the offer.
Opportunity	Cơ hội	Thank you for the opportunity to work with your team.
Decline	Từ chối	I regret declining the offer.
Consideration	Sự cân nhắc	After careful consideration, I have decided…
Appreciate	Đánh giá cao	I appreciate the time and effort you have taken.
Reflect	Phản ánh	This decision does not reflect on the company or the team.
Pursue	Theo đuổi	I have decided to pursue another opportunity.
Regret	Hối tiếc	I regret to inform you that I will not be accepting the offer.
Gratitude	Lòng biết ơn	Please accept my gratitude for the offer.
Understanding	Sự thông cảm	Thank you for your understanding.
Honor	Vinh dự	It was an honor to be considered for the position.
Align	Phù hợp	This opportunity aligns with my career goals.
Decision	Quyết định	This was a difficult decision to make.
Enthusiastic	Hứng thú	I was enthusiastic about the role.
Team	Đội ngũ	It was a pleasure meeting your team.
Process	Quá trình	The interview process was very thorough.
Inform	Thông báo	I regret to inform you…
Long-term	Dài hạn	My long-term career goals…
Reflect	Phản ánh	This decision does not reflect on the company…
Keep in touch	Giữ liên lạc	I hope we can keep in touch.

7. Cấu trúc câu sử dụng cho viết email từ chối nhận việc

Khi viết email từ chối nhận việc, việc sử dụng các cấu trúc câu thích hợp giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và lịch sự. Dưới đây là bảng các cấu trúc câu hữu ích mà bạn có thể sử dụng.

Cấu trúc câu	Ý nghĩa	Ví dụ
I am writing to inform you that…	Tôi viết thư này để thông báo rằng…	I am writing to inform you that I will not be accepting the job offer.
After careful consideration,…	Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng,…	After careful consideration, I have decided to decline the offer.
I regret to inform you that…	Tôi rất tiếc phải thông báo rằng…	I regret to inform you that I will not be accepting the offer.
I have decided to pursue another opportunity.	Tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác.	I have decided to pursue another opportunity that aligns more closely with my career goals.
Thank you for the offer and the opportunity to join your team.	Cảm ơn vì lời đề nghị và cơ hội gia nhập đội ngũ của quý công ty.	Thank you for the offer and the opportunity to join your team.
This decision was not easy to make.	Quyết định này không dễ dàng để đưa ra.	This decision was not easy to make, but I believe it is the right choice.
I appreciate the time and effort…	Tôi đánh giá cao thời gian và nỗ lực…	I appreciate the time and effort your team put into the interview process.
Please accept my sincere thanks.	Xin vui lòng nhận lời cảm ơn chân thành của tôi.	Please accept my sincere thanks for the offer and the opportunity.
I have enjoyed learning about your company.	Tôi rất thích thú khi tìm hiểu về công ty của quý công ty.	I have enjoyed learning about your company and the exciting projects you are working on.
I hope to stay in touch.	Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc.	I hope to stay in touch and possibly work together in the future.
I have opted to accept another position.	Tôi đã chọn chấp nhận một vị trí khác.	I have opted to accept another position that better aligns with my current career goals.
It was a pleasure meeting your team.	Thật vui khi được gặp gỡ đội ngũ của quý công ty.	It was a pleasure meeting your team and learning about the role.
Your understanding in this matter is greatly appreciated.	Sự thông cảm của quý công ty trong vấn đề này được đánh giá cao.	Your understanding in this matter is greatly appreciated.
This decision is in line with my current career objectives.	Quyết định này phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của tôi.	This decision is in line with my current career objectives and personal goals.
I hope we may have the chance to work together in the future.	Tôi hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.	I hope we may have the chance to work together in the future.

8. Tổng kết

Hiểu rõ cấu trúc, từ vựng, và phong cách cần thiết để hiểu rõ cách viết email từ chối nhận việc sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Hy vọng những hướng dẫn và mẫu thư trên từ website dạy tiếng Anh IELTS Siêu Tốc sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc viết email từ chối nhận việc.